Beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens
Dit beleid is vastgesteld door :
STUBLA Advocatenkantoor
Koningin Astridlaan, 61/1A
B-5000 NAMUR
BELGIË
fs@stubla.law
ECB nr. : 0790.777.652
Hierna, "de firma" of "wij", "onze".
Wij besteden bijzondere aandacht aan de bescherming van persoonsgegevens en de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van eenieder die met ons in contact komt. Wij handelen in volledige transparantie, in overeenstemming met de nationale en internationale bepalingen ter zake, in het bijzonder Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (hierna de "Algemene Verordening Gegevensbescherming" of "GDPR" genoemd).
Deze Privacyverklaring beschrijft hoe wij uw gegevens verwerken en welke rechten u als betrokkene op uw gegevens kunt uitoefenen.
Zij kan te allen tijde worden gewijzigd, met name om te voldoen aan eventuele regelgevende, wettelijke of technologische ontwikkelingen. Wij nodigen u uit deze regelmatig te raadplegen.
U kunt op elk van de hieronder beschreven praktijken reageren door contact met ons op te nemen.
1. WAAROM VERWERKT HET BEDRIJF PERSOONSGEGEVENS EN WAT IS DE RECHTSGRONDSLAG VOOR ONZE VERWERKING?
Afhankelijk van de verzamelde en verwerkte gegevens en de categorieën betrokkenen verschillen de doeleinden en de rechtsgrondslag van onze verwerking.
- Het kantoor verwerkt uw gegevens in het kader van aanvragen (audits, adviezen, juridische adviezen) en de verdediging van de belangen van onze cliënten, zowel natuurlijke als rechtspersonen. Deze verwerking is noodzakelijk voor de nakoming van onze wettelijke verplichtingen overeenkomstig het Gerechtelijk Wetboek, en met name voor procedurele handelingen (artikel 6.1.c. van het R.G.P.D.) en voor de uitvoering van de overeenkomst tussen ons en onze klanten (artikel 6.1.b. van het R.G.P.D.). Wij kunnen ook gevoelige gegevens (bijzondere categorieën van persoonsgegevens) verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen overeenkomstig de bepalingen van artikel 9, §2, f. van de GDPR.
- Het kantoor verwerkt uw gegevens in het kader van de uitvoering van de contractuele of precontractuele verplichtingen van het kantoor ten aanzien van cliënten (administratief beheer van dossiers). Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van onze wettelijke verplichtingen bedoeld in met name de wet van 18 september 2017 betreffende de voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en de beperking van het gebruik van contanten en de deontologische code van advocaten, in het bijzonder met betrekking tot de strijd tegen het witwassen van geld en terrorisme (artikel 6.1.c. van de R.G.P.D.) en voor de uitvoering van de overeenkomst tussen ons en onze cliënten (artikel 6.1.b. van de R.G.P.D.).
- De firma verwerkt uw gegevens in het kader van het boekhoudkundig beheer (facturatie). Deze verwerking is noodzakelijk voor de nakoming van onze wettelijke verplichtingen zoals omschreven in het Wetboek van economisch recht en het BTW-Wetboek op het gebied van belastingen en boekhouding (artikel 6.1.c. van de GDPR).
- Het bedrijf verwerkt uw gegevens in het kader van het beheer van precontractuele relaties: wij verwerken persoonsgegevens om te reageren op verzoeken en/of vragen die klanten ons sturen (met name via het contactformulier dat toegankelijk is op onze site), of op aanbiedingen van diensten en cv's. Deze verwerking is noodzakelijk om precontractuele maatregelen uit te voeren (artikel 6.1.b. van de R.G.P.D.) met het oog op het mogelijk maken of vergemakkelijken van een toekomstige contractuele relatie.
- Het kantoor verwerkt uw gegevens in het kader van leveranciersbeheer: wij verwerken persoonsgegevens in het kader van onze contractuele verplichtingen jegens de klant. Deze verwerking is noodzakelijk voor de nakoming van onze wettelijke verplichtingen uit hoofde van het Wetboek van economisch recht op fiscaal en boekhoudkundig gebied (artikel 6.1.c. R.G.P.D.) en voor de uitvoering van de overeenkomst tussen ons en onze cliënt (artikel 6.1.b. R.G.P.D.).
- Het bedrijf verwerkt uw gegevens voor communicatie en nieuwsbriefbeheer: wij verwerken gegevens om informatie over ons bedrijf te communiceren. Ons gerechtvaardigd belang is het aanbieden en promoten van onze diensten en/of het delen met onze klanten van informatieberichten die overeenkomen met wat zij redelijkerwijs van ons kunnen verwachten in het kader van onze bestaande of toekomstige relatie. Deze verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, mits wij dit belang hebben afgewogen tegen de belangen of fundamentele rechten en vrijheden van de klant (artikel 6.1.f. van de GDPR). Klanten kunnen te allen tijde bezwaar maken tegen deze verwerking door contact met ons op te nemen.
- Het is mogelijk dat het bedrijf uw persoonsgegevens moet verwerken in het kader van een mogelijk geschil. Deze verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, mits wij dit belang hebben afgewogen tegen de belangen of fundamentele rechten en vrijheden van de cliënt (artikel 6.1.f. van de GDPR). Wij kunnen ook gevoelige gegevens (speciale categorieën van persoonsgegevens) verwerken, wanneer dit noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van onze wettelijke rechten in overeenstemming met de bepalingen van artikel 9 §2, f. van de GDPR.
2. WELKE PERSOONSGEGEVENS WORDEN DOOR HET BEDRIJF VERWERKT EN WAAR KOMEN ZE VANDAAN?
Wij verzamelen alleen persoonsgegevens die adequaat, relevant en beperkt zijn tot hetgeen noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Afhankelijk van het doel worden gegevens op verschillende manieren verzameld.
Hieronder beschrijven wij de persoonsgegevens die wij over onze klanten verzamelen, de reden voor het verzamelen ervan en de manier waarop ze worden verzameld.
- In het kader van het beheer van de aanvragen en de verdediging van de belangen van onze klanten verzamelen wij hun persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, telefoonnummer, ondernemingsnummer), elektronische identificatiegegevens (e-mailadres), gezinsgegevens (naam en voornaam van de kinderen, afstamming, burgerlijke staat, enz.), persoonlijke kenmerken (leeftijd, geslacht, geboortedatum, nationaliteit, land van herkomst, moedertaal, gesproken taal/talen, enz.), beroepskenmerken (beroep, diploma, loopbaan, enz.), financiële gegevens (rekeningnummer, inkomens- en gezinssamenstelling of andere documenten die de financiële situatie aantonen) en gegevens van bijzondere categorieën zoals), beroepskenmerken (beroep, diploma, loopbaan, enz.), financiële gegevens (rekeningnummer, belastingaangifte en gezinssamenstelling of andere documenten waaruit de financiële situatie blijkt) en gegevens van bijzondere aard, zoals gegevens over gezondheid, strafrechtelijke veroordelingen of overtredingen, ras of etnische afstamming, politieke opvattingen, godsdienstige overtuiging, lidmaatschap van een vakvereniging of seksuele geaardheid. In het algemeen verzamelen wij alle gegevens die nodig zijn voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van de juridische belangen van onze cliënten. Deze gegevens worden hetzij rechtstreeks bij de cliënt verzameld, hetzij bij een derde, zoals het bureau voor rechtsbijstand, een verzekeringsmaatschappij, de wederpartij, de technisch adviseur, een gerechtelijke of administratieve instantie, een overheidsinstantie (politie enz.), of omdat de cliënt of een overheidsinstantie ze openbaar heeft gemaakt.
- In het kader van het administratief beheer van de dossiers van onze klanten verzamelen wij hun persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, telefoonnummer, ondernemingsnummer, identiteitskaart), elektronische identificatiegegevens (e-mailadres) en foto (identiteitskaart). Deze gegevens worden rechtstreeks bij de cliënt verzameld of bij een derde, zoals het bureau voor rechtsbijstand, een verzekeringsmaatschappij, de wederpartij, de technisch adviseur, een gerechtelijke of administratieve instantie, een overheidsinstantie (politie enz.), of omdat de cliënt of een overheidsinstantie ze openbaar heeft gemaakt.
- In het kader van het beheer van de gerechtelijke mandaten verzamelen wij persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, telefoonnummer, ondernemingsnummer), elektronische identificatiegegevens (e-mailadres), gezinsgegevens (naam en voornaam van de kinderen, afstamming, burgerlijke staat, enz.), persoonlijke kenmerken (leeftijd, geslacht, geboortedatum, nationaliteit, land van herkomst, moedertaal, gesproken taal/talen, enz.), beroepskenmerken (beroep, diploma, loopbaan, enz.), financiële gegevens (rekeningnummer, inkomens- en gezinssamenstelling of andere documenten die de financiële situatie aantonen) en gegevens van bijzondere categorieën zoals), beroepskenmerken (beroep, diploma, loopbaan, enz.), financiële gegevens (rekeningnummer, belastingaangifte en gezinssamenstelling of andere documenten waaruit de financiële situatie blijkt) en gegevens van bijzondere aard, zoals gegevens over gezondheid, strafrechtelijke veroordelingen of overtredingen, ras of etnische afstamming, politieke opvattingen, godsdienstige overtuiging, lidmaatschap van een vakvereniging of seksuele geaardheid. In het algemeen verzamelen wij alle gegevens die nodig zijn voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van de juridische belangen van onze cliënten. Deze gegevens worden ofwel rechtstreeks bij de klant verzameld, ofwel bij een derde partij zoals de bevoegde gerechtelijke of administratieve instantie, een overheidsinstantie (politie enz.) of een technische raad, of omdat de klant of een overheidsinstantie ze openbaar heeft gemaakt.
- In het kader van het boekhoudkundig beheer verzamelen wij persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, telefoonnummer, ondernemingsnummer), elektronische identificatiegegevens (e-mailadres) en financiële gegevens (rekeningnummer). Deze gegevens worden rechtstreeks bij de klant verzameld of omdat de klant of een overheidsinstantie ze openbaar heeft gemaakt.
- In het kader van het beheer van precontractuele relaties verzamelen wij persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, telefoonnummer), elektronische identificatiegegevens (e-mailadres) en door de klant meegedeelde gegevens om te beoordelen of wij zijn dossier of verzoek adequaat kunnen behandelen. Bovendien verzamelen wij bij aanwerving gezinsgegevens (voor- en achternaam van de kinderen, burgerlijke staat), persoonlijke kenmerken (leeftijd, geslacht, geboortedatum, land, moedertaal) en beroepskenmerken (beroep, diploma, loopbaan, enz.). Deze gegevens worden rechtstreeks bij de klant verzameld of omdat de klant of een overheidsinstantie ze openbaar heeft gemaakt.
- In het kader van het beheer van onze leveranciers verzamelen wij persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, telefoonnummer, ondernemingsnummer, bestelnummer) en financiële gegevens (rekeningnummer). Deze gegevens worden rechtstreeks bij de klant verzameld of omdat de klant of een overheidsinstantie ze openbaar heeft gemaakt (Kruispuntbank voor ondernemingen).
- In het kader van het communicatiebeheer en onze nieuwsbrief verzamelen wij persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, telefoonnummer) en elektronische identificatiegegevens (e-mailadres). Deze gegevens worden rechtstreeks bij de klant verzameld of omdat de klant of een overheidsinstantie ze openbaar heeft gemaakt.
- In het kader van het beheer van het geschil verzamelen wij persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, telefoonnummer, ondernemingsnummer), elektronische identificatiegegevens (e-mailadres), beroepskenmerken (beroep, diploma, loopbaan, enz.), financiële gegevens (rekeningnummer, aanslagbiljet en gezinssamenstelling of elk ander document waaruit de financiële situatie blijkt), gegevens van bijzondere aard zoals gezondheidsgegevens, strafrechtelijke veroordelingen, enz.), financiële gegevens (rekeningnummer, belastingaangifte en gezinssamenstelling of andere documenten waaruit de financiële situatie blijkt), gegevens van bijzondere aard zoals gegevens over gezondheid, strafrechtelijke veroordelingen of overtredingen, ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, godsdienstige overtuiging, lidmaatschap van een vakvereniging of seksuele geaardheid. In het algemeen verzamelen wij alle gegevens die nodig zijn voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van de juridische belangen van onze cliënten. We verzamelen ook foto's of afbeeldingen. Deze gegevens worden rechtstreeks bij de klant verzameld, bij de verzekeringsmaatschappij verkregen, of omdat de klant of een overheidsinstantie ze openbaar heeft gemaakt.
3. MET WIE DEELT HET BEDRIJF PERSOONSGEGEVENS?
Elke uitwisseling van gegevens gebeurt met inachtneming van het beroepsgeheim, de deontologische regels en dit document.
De hierboven vermelde gegevens zijn toegankelijk voor de leden van het team van het kantoor of elke collega die optreedt als medewerker of gespecialiseerde advocaat, of elke technische adviseur voor zover dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de verplichtingen van het kantoor.
In het kader van de verdediging van haar belangen, van het door de cliënt gegeven mandaat en voor zover nodig, deelt het kantoor de persoonsgegevens van de cliënt mee aan de bevoegde gerechtelijke of administratieve autoriteiten of gerechtelijke ambtenaren.
- Het kantoor kan deze persoonsgegevens doorgeven aan derden om de belangen van de cliënt te verdedigen en voor zover dit noodzakelijk is.
- De onderneming kan zo nodig, met inachtneming van het beroepsgeheim en voor zover nodig, gegevens van cliënten doorgeven aan bank- of verzekeringsinstellingen in het kader van de behartiging van de belangen van de cliënt.
- De onderneming kan verplicht zijn persoonsgegevens aan derden door te geven krachtens de wet, decreten of andere voorschriften waaraan zij zich niet kan onttrekken. Wij kunnen bijvoorbeeld verplicht zijn gegevens van cliënten te delen met het bureau voor rechtshulp indien de cliënt baat heeft bij de tussenkomst van dit bureau.
- De onderneming kan ook bepaalde gegevens delen met haar medecontractanten, die als "onderaannemers" in de zin van de R.G.P.D. worden aangemerkt, voor zover dit strikt noodzakelijk is voor de werking van al dan niet geautomatiseerde toepassingen of beheerssystemen waarop de onderneming zich heeft geabonneerd.
4. HOE LANG BEWAART HET BEDRIJF DE PERSOONSGEGEVENS?
De duur van de bewaring van persoonsgegevens varieert naar gelang van de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. Deze periode is beperkt, rekening houdend met eventuele wettelijke bewaarplichten.
- Voor het beheer van de verdediging van de belangen en verzoeken van de cliënten is de bewaartermijn 5 jaar vanaf het einde van de relatie met het kantoor;
- Voor het administratief beheer van de dossiers van onze klanten worden de gegevens gedurende 5 jaar na de afsluiting van het dossier bewaard;
- Voor het beheer van juridische mandaten is de bewaartermijn 5 jaar vanaf het einde van de relatie met het kantoor;
- Voor het boekhoudkundig beheer is de bewaartermijn 10 jaar vanaf het jaar waarin de cliënt in de boekhouding is opgenomen;
- Voor het boekhoudkundig beheer is de bewaartermijn 10 jaar vanaf het jaar waarin de cliënt in de boekhouding is opgenomen;
- Voor het beheer van precontractuele relaties worden de gegevens onmiddellijk gewist, met uitzondering van de cv's, die wij gedurende één jaar in onze wervingspool mogen bewaren;
- Voor het beheer van onze leveranciers bedraagt de bewaartermijn 7 jaar vanaf het jaar waarin de klant in de boekhouding is opgenomen;
- Voor het beheer van de communicatie en onze nieuwsbrief is de bewaartermijn van de gegevens 2 jaar vanaf ons laatste contact;
- Voor het beheer van de geschillen van het kantoor worden de gegevens gewist na de uitvoering van het vonnis of de definitieve afsluiting van het geschil.
5. GEEFT HET BEDRIJF PERSOONSGEGEVENS DOOR BUITEN DE EUROPESE UNIE?
Doorgifte van gegevens naar een land buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte is alleen toegestaan indien:
➢ De Europese Commissie heeft een beschikking gegeven waarin wordt vastgesteld dat het land een passend niveau van gegevensbescherming biedt, d.w.z. een niveau dat gelijkwaardig is aan dat van de Europese wetgeving. De persoonsgegevens worden op deze basis doorgegeven.
➢ Voor de doorgifte geldt een passende waarborg die een niveau van gegevensbescherming biedt dat gelijkwaardig is aan dat van de EU-wetgeving, zoals modelcontractbepalingen van de Commissie, gedragscode, certificering, bindende bedrijfsvoorschriften en toestemming.
Bij gebreke van een besluit waarbij het beschermingsniveau passend wordt verklaard of passende waarborgen worden geboden, blijft een doorgifte of een categorie doorgiften van persoonsgegevens naar een derde land mogelijk indien deze doorgifte noodzakelijk is voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een recht in rechte.
6. GEEFT HET BEDRIJF PERSOONSGEGEVENS DOOR BUITEN DE EUROPESE UNIE?
In alle omstandigheden zorgen wij voor een adequaat niveau van technische en organisatorische beveiliging van de persoonsgegevens van klanten, teneinde deze te beschermen tegen uitlekken van gegevens, waaronder verlies, vernietiging, openbaarmaking, ongeoorloofde toegang of misbruik. Als de klant echter op de hoogte is van een datalek of dit vermoedt, vragen wij hem dit onmiddellijk aan ons te melden door contact met ons op te nemen.
Om veiligheidsredenen zijn de lijst van onderaannemers, hun werkterrein, het doel waarvoor zij worden gebruikt en, in voorkomend geval, het land waar de gegevens worden verwerkt en gehost, niet beschikbaar op onze website, maar wel op eerste verzoek van de betrokkenen.
7. WAT ZIJN DE RECHTEN VAN KLANTEN EN HOE KUNT U CONTACT MET ONS OPNEMEN?
Behalve wanneer een in België geldende wettelijke bepaling dit niet toestaat, met inbegrip van het R.G.P.D., of wanneer het beroepsgeheim dit verhindert, hebben cliënten de volgende rechten:
➢ Het recht van toegang met inbegrip van het recht te weten dat het bedrijf zijn persoonsgegevens verwerkt;
➢ Het recht om een kopie van de verwerkte gegevens te ontvangen;
➢ Het recht op rectificatie van verwerkte gegevens;
➢ Het recht om toestemming in te trekken;
➢ Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens, met name indien hun persoonsgegevens worden verwerkt op basis van ons legitieme belang;
➢ Het recht om de verwerking van de verwerkte gegevens te beperken;
Als de klant de juistheid van de gegevens betwist. In afwachting van de beoordeling van de betrokken belangen alvorens het recht op bezwaar tegen de verwerking van bepaalde persoonsgegevens uit te oefenen.
Indien de verwerking van persoonsgegevens onwettig is, maar de klant het recht op gegevenswissing niet wenst uit te oefenen.
Als we de persoonsgegevens van de klant niet langer nodig hebben, maar hij/zij ze nodig heeft voor wettelijke doeleinden.
➢ Het recht om verwerkte gegevens te wissen;
➢ Het recht op overdraagbaarheid van verwerkte gegevens;
➢ Het recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit:
www.autoriteprotectiondonnees.be
Pressestraat 35, 1000 Brussel
Telefoon: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
E-mail: contact@apd-gba.be
Voor meer informatie over klachten en mogelijke rechtsmiddelen worden klanten verzocht de volgende pagina van de Gegevensbeschermingsautoriteit te raadplegen: https: //www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte
Wij zullen zo spoedig mogelijk op het verzoek van de klant reageren en uiterlijk binnen een maand na ontvangst van het verzoek de klant op de hoogte stellen van de maatregelen die wij hebben genomen.
Afhankelijk van de moeilijkheidsgraad van het verzoek of het aantal verzoeken dat wij van anderen ontvangen, kan deze termijn met twee maanden worden verlengd. In dat geval wordt de cliënt binnen een maand na ontvangst van het formulier op de hoogte gebracht van deze verlenging.
In alle omstandigheden zijn wij verplicht bij het verstrekken van deze informatie rekening te houden met de rechten en vrijheden van andere personen.
De cliënt kan zijn rechten uitoefenen door contact op te nemen met het kantoor op het volgende e-mailadres: fs@stubla.law of per post op het volgende adres Koningin Astridlaan, 61/1A, 5000 Namen, België.
Wij vragen onze cliënten om bij hun verzoek de documenten of inlichtingen te voegen die nodig zijn om hun identiteit te bewijzen, bij gebreke waarvan wij naar hen kunnen terugkeren om een bewijs van hun identiteit te vragen, bijvoorbeeld een kopie van hun identiteitskaart, met het oog op de follow-up van hun verzoek.
Ten slotte kan, wanneer het verzoek om uitoefening van een recht kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name wegens het repetitieve karakter ervan, het verzoek worden afgewezen of worden onderworpen aan de betaling van een redelijke vergoeding die rekening houdt met de administratieve kosten voor het verstrekken van de informatie, het doen van de mededelingen of het nemen van de gevraagde maatregelen.
8. WAT IS HET TOEPASSELIJKE RECHT EN RECHTSGEBIED?
Op dit beleid is het Belgische recht van toepassing. Elk geschil met betrekking tot de interpretatie of uitvoering van dit beleid is onderworpen aan het Belgische recht en aan het gerechtelijk arrondissement van het kabinet.
8. MODIFICATIES
Het kantoor kan te allen tijde om diverse redenen correcties, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in dit informatiedocument over het gegevensbeschermingsbeleid. De meest actuele versie kan te allen tijde worden geraadpleegd op onze website.
Laatst bijgewerkt op 11.01.2023.
2024 STUBLA